Kantoorklachtenregeling Uygul – van Dam

(Laatste wijziging: 8 december 2022)
Op deze pagina vindt u de kantoorklachtenregeling voor het geval u een klacht heeft over mr. D. Uygul – van Dam.

Artikel 1 begripsbepalingen

In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder:

klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;

klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;

klachtenfunctionaris: de persoon die is belast met de afhandeling van de klacht;

Artikel 2 toepassingsbereik

  1. Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen Uygul – van Dam en de cliënt/opdrachtgever.

Artikel 3 doelstellingen

Deze kantoorklachtenregeling heeft tot doel:

  1. het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
  2. het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen;
  3. behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
  4. medewerkers te trainen in cliëntgericht reageren op klachten;
  5. verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse.

Artikel 4 informatie bij aanvang dienstverlening 

  1. Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt.
  2. Bij het aangaan van een overeenkomst met een client wordt deze op de hoogte gesteld van de kantoorklachtenregeling (o.a. in de algemene voorwaarden). De kantoorklachtenregeling is ook via de website eenvoudig inzichtelijk.

Artikel 5 interne klachtprocedure

  1. Indien een cliënt een klacht indient, dan wordt de klacht door mr. D. Uygul – van Dam behandeld, die daarmee optreedt als klachtenfunctionaris.
  2. De klachtenfunctionaris stelt degene over wie is geklaagd in kennis van het indienen van de klacht en stelt de klager en degene over wie is geklaagd in de gelegenheid een toelichting te geven op de klacht.
  3. Degene over wie is geklaagd tracht samen met de cliënt tot een oplossing te komen al dan niet na tussenkomst van de klachtenfunctionaris.
  4. De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen vier weken na ontvangst van de klacht of doet met opgave van redenen mededeling aan de klager over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de klacht wordt gegeven.
  5. De klachtenfunctionaris stelt de klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.
  6. Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de klager, de klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd het oordeel over de gegrondheid van de klacht.
  7. Indien de klacht niet tot tevredenheid van klager is afgehandeld, kan deze de klacht overeenkomstig art. 46c van de Advocatenwet voorleggen aan de deken van de Nederlandse orde van advocaten in het arrondissement Rotterdam.
  8. Ingevolge art. 10.5 van de algemene voorwaarden is de Klachten- en Geschillenregeling Advocatuur niet van toepassing op geschillen tussen partijen. De klacht kan om die reden in beginsel niet worden voorgelegd aan de Geschillencommissie Advocatuur, tenzij beide partijen zulks alsnog overeenkomen in een akte van compromis.

Artikel 6 geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling

  1. De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht.
  2. De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.

Artikel 7 verantwoordelijkheden

  1. De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.
  2. Degene over wie is geklaagd houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel contact en een mogelijke oplossing.
  3. De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte over de afhandeling van de klacht.
  4. De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij en bevat in ieder geval: de ingediende klacht, de klachtregistratie, eventuele schriftelijke toelichtingen en de afhandelingswijze van de klacht.
  5. De klachtfunctionaris verleent desgevraagd inzage in of afschrift van het klachtdossier aan klager of beklaagde, dan wel aan de deken van de Nederlandse Orde van Advocaten in het arrondissement Rotterdam.

Artikel 8 klachtregistratie

  1. De klachtenfunctionaris registreert de klacht met daarbij het klachtonderwerp.
  2. Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.
  3. De klachtenfunctionaris brengt periodiek verslag uit over de afhandeling van de klachten en doet aanbevelingen ter voorkoming van nieuwe klachten, alsmede ter verbetering van procedures.
  4. Minimaal eenmaal per jaar wordt de verslagen en de aanbevelingen op het kantoor besproken en ter besluitvorming voorgelegd.

Indien van toepassing wordt de klacht tevens gemeld bij de desbetreffende aansprakelijkheids-verzekeraar.